في عالم اليوم باتت الأوراق والوثائق الفيزيائية مهددة بالانقراض في الواقع. فالملفات والمستندات الرقمية باتت واسعة الاستخدام إلى حد بعيد، وحتى أنها الوثائق الوحيدة المستخدمة من قبل العديد من الشركات. لكن على عكس المستندات الورقية التي يمكن حمايتها والحفاظ عليها بالطرق التقليدية، لا يمكن حماية المستندات الرقمية من إعادة النسخ والتوزيع بسهولة حقاً، فهي بطبيعتها سهلة المشاركة للغاية، وبالنسبة للشركات والأعمال هذا الأمر مشكلة كبرى.
على أي حال ولحسن الحظ من الممكن أن يتم قفل المستندات المكتبية عموماً، وبالأخص مستندات برنامجي Word وExcel الشهيرين. مع كون صيغتي الملفات هاتين هما الأكثر انتشاراً وأهمية في عالم الأعمال اليوم، فحمايتهما من وصول أي أحد إليهما أمر مهم للغاية. لذا وفي هذا الشرح سنقدم طريقة بسيطة ومباشرة لقفل الملفات الخاصة بالبرنامجين وذلك دون الحاجة لأية برامج أو مواقع خارجية.
طريقة قفل ملف وورد (وملفات Office الأخرى) بكلمة مرور
قم بالدخول إلى أي مستند تريده باستخدام Microsoft Word 2016، ومن الشريط العلوي قم باختيار “ملف” (File) والذي سيفتح قائمة تغطي الشاشة.
ضمن قائمة ملف (File) قم باختيار “معلومات” (Info) من القائمة الجانبية على يسار الشاشة. وستظهر لك مجموعة من الخيارات والمعلومات عن المستند الذي تفتحه. فقط قم باختيار “حماية المستند” (Protect Document)، ومن الخيارات التي ستظهر اختر “التشفير بكلمة مرور” (Encrypt with Password).
سيطلب منك إدخال كلمة المرور التي تريدها، ومن ثم تأكيد كلمة المرور مجدداً. عليك الانتباه جيداً هنا، فكلمة المرور التي تضعها غير قابلة للاستعادة أبداً، وفي حال نسيتها لن تتمكن من فتح ملفاتك والوصول لمحتواها.
الآن بات الملف مقفلاً بكلمة مرور، وفي كل مرة تحاول فتحه، سيطلب منك كلمة المرور أولاً لتصل إلى محتوياته.
بالنسبة لملفات اكسل أو الملفات الأخرى لبرامج Office فالطريقة مطابقة بشكل شبه كامل في الواقع، فقط ادخل إلى قائمة “ملف” واختر “معلومات” ليظهر لديك الخيار الذي يتيح قفل الملف الذي تتصفحه.
تنويه: القفل الخاص بالمستندات هنا ليس حصرياً لتطبيقات Office من Microsoft فقط، أي أن الملفات المقفولة يمكن أن تعمل على منصات أخرى، وهي مدعومة بالكامل من تطبيقات Google Drive المكتبية، فقط أدخل كلمة المرور الخاصة بالملف وسيتم فتحه.
